Створювати електронні документи легко, основне завдання - їх зберегти впродовж визначеного терміну

У понеділок,  15.12.2025 р., доцентка кафедри документозжнавства та інформаційної діяльності Оксана Лаба взяла участь у семінарі «Зберігання електронних документів», організованому Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. Спікер - знаний фахівець у царині електронного документознавства Юрій Ковтанюк - людина, яка налагодила зберігання електронних документів у Центральному державному електронному архіві України (нині - ЦДАЕА). Отже, досвід, яким він ділився, набутий на практиці.

Часто електронний документообіг асоціюють із грамотним написанням тексту документа в компʼютері. Насправді це про технології, з допомогою яких він реалізується - контейнерів, електронних підписів, інформаційних автоматизованих систем-баз даних тощо. Їхнє правильне використання у діловодних процесах кінцевими користувачами - посадовими особами, які створюють документи і працюють з ними - закладає основи для зберігання електронних документів упродовж визначеного терміну.

Адже зберігання електронних документів розпочинається з моменту їх створення, оскільки потрібно правильно вибрати формат файлу, сформувати найменування файлу електронного документа, дотриматись інших вимог чинного законодавства.

Саме тому електронне діловодство формується на перетині вимог документознавців, архівістів, юристів, ІТ-фахівців. А дотримання цих вимог забезпечує зберігання електронних документів протягом тривалого часу, тобто більше 10 років.

Завдання суспільства сьогодні - не втратити пласт інформації, яка існує в електронних документах і базах даних. Актуальність тематики годі переоцінити, а таке підвищення кваліфікації дасть змогу донести до студентів-документознавців найновіші тренди електронного документознавства.