Загальний відділ

       Загальний відділ (далі — ЗВ) створено наказом ректора №291 від 07.11.2019 р. «Про зміни в структурі по Івано-Франківському національному технічному університету нафти і газу» згідно рішення вченої ради від 30.10.2019 р. протокол №10/604 з 15 січня 2020 року, шляхом ліквідації канцелярії та архіву.

Основними функціями загального відділу є різні види робіт, які поділяються на технологічні, організаційні, методичні та контролюючі.

До технологічних функцій належить:

• встановлення в Університеті єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем;
• здійснення первинного опрацювання вхідних документів;
• реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• ведення інформаційно-довідкової роботи за документами університету;
• набір тексту на комп’ютері;
• копіювання, оперативне розмножування документів;
• розроблення й проектування бланків документів — підготовка документів до відправлення;
• впровадження й використання електронного документообігу в роботі університету.

До організаційних функцій належать:

• попередній розгляд, відбір і підготовка документів на розгляд ректора;
• організація своєчасного розгляду документів ректором університету;
• регулювання проходження документів в університеті і виконання документів у встановленні строки;
• організація зберігання документів в структурних підрозділах;
• організація роботи архіву відповідно до правил, інструкцій, методичних рекомендацій Державного комітету архівів України;
• організація діловодства за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства;
• розроблення спільно з іншими структурними підрозділами заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.

До методичних функцій належать:

• розроблення номенклатури справ університету та інструкції з діловодства;
• надання методичної допомоги по проведенню експертизи цінності документів;
• здійснення методичного керівництва і контролю за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Університету.

До контролюючих функцій належить:

• контроль за оформленням документів, призначених для відправлення;
• контроль за строками виконання документів;
• здійснення контролю за правильністю оформлення і формування у структурних підрозділах університету справ, що підлягають передаванню до архівосховища університету;
• узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів.